會議室除了是內部會議集會場所外也代表著公司對外的基本形象。平常做為公司對內政策佈達、重大議題討論與教育訓練用，對外接待客戶、廠商或做為遠距離視訊會議室，因此裝潢得宜的會議室有助於提升客戶或合作夥伴對企業的印象。隨著會議室複合功能越來越多種使用頻率也越來越高，已大部分的企業中扮演著不可或缺的重要角色。

 

會議室走向複合功能多媒體會議室，為了配合不同形式的會議需求，影音設備更是齊全。因此在不同的需求下，採用傳統的控制方式(一個機器一個控制開關)來管理就顯得很不方便。例如會議正在進行中，但是由於撥放影片的需要，必須對燈光和音響設備進行調整，這時如果管理人員需要逐一去開啟設備，必然會影響到參會者的心情和會議氣氛。因此需要靠會議室環境控制系統（環控系統）是用來集中控制單個或多個會議室內所有設備，包括各種設備電源的開關、現場燈光的調節、投影幕的升降，各種多媒體設備的操作等等。只需在一個控制介面上即可實現對所有系統設備的控制操作，透過情境設定用者只需要按一個鍵就可以改變會議室設定，簡單操作容易上手，也可以避免人為操作不當而造成的設備故障；在管理方面，會議室管理員利用網路進行多點的遠端控制，達到集中管理的目的。提高了管理效率，節省了大量的人力、物力。

 

圓方科技專注於視訊會議規畫已經有超過十五年的歷史，專業規畫已經獲得超過三千家客戶的肯定，其中不乏大型整體視聽會議室專案的建置，多年的經驗讓圓方科技了解到協助客戶整合會議室的重要性，會議室的多功能如果沒有透過會議室控制系統做適當的整合，不但讓會議室因為越來越多的設備和遙控器看起來會場外觀零亂，對於管理單位來說維護困難，使用單位也增加操作的困難度，因此2008年圓方成立av/多媒體整合事業部，致力協助企業將會議室環境做整體性的規畫建置，達成企業設備投資應用的極大化，並將維護人力時間和成本及小化。